Инструменты для контроля и управления коллективом. Методы и инструменты управления персоналом на современном предприятии

Эффективное управлении бизнесом в современной глобальной, открытой экономике без активного информационного потребления невозможно. Информации стало так много, что невозможно обойтись без некоторых специальных устройств, программ, алгоритмов и методик по её сбору, обработке, анализу, хранению и распространению. Такие инструменты в задачу которых входит достижение полезного эффекта при «воздействии» на информацию необходимую для менеджмента объединяем в отдельную группу «информационных инструментов управления» (далее - инструменты ).

После того, как мы разобрались , что они - инструменты - из себя представляют и зачем нужны, обратимся к вопросу их классификации. Она позволяет не только лучше понять какие бывают информационные инструменты управления, но и сравнить их по необходимости, исходя из отличительных особенностей.

Сколько задач решаем?

По функционально-целевому охвату информационные инструменты управления можно разделить на:

1. специализированные - эффективны для решения конкретных сложных и трудозатратных, но алгоритмически хорошо сформулированных задач;
2. универсальные - эффективны для решения задач общего типа без специализированных алгоритмов и правил, но с набором некоторых общих приемов, приспособлений, подсказок, правил, которые применяются в комбинации выбираемой пользователем;
3. комплексные - эффективны для решения взаимосвязанных задач разного уровня сложности и детализации, но объединенных одной смысловой, ресурсной или процедурной базой.

Какие операции выполняем?

Последовательный перечень операций по работе с информацией, которые может реализовывать инструмент следующий:

• отбор источников информации – определение и критериальный выбор разовых и регулярных источников информации (данных, сведений);
• сбор информации – организация и получение информации из отобранных источников с одновременной входной её фильтрацией;
• обработка первичной информации – получение вторичной (расчетной, агрегированной, сжатой) информации;
• обработка вторичной информации – получение, удобной для использования, информации основанной на результатах обработки первичной и вторичной;
• структурирование и классификация информации – специальный способ обработки информации разного уровня для её упорядочивания, индексации и т.п.;
• проверка качества информации – контроль, отбор и преобразование информации с учетом оценки её качественного уровня;
• формирование аналитической информации – получение экспертного уровня информации на основе особых методик её обработки с формулированием выводов и гипотез;
• выбор представляемой информация – отбор информации в комплексе для её распространения среди целевой аудитории;
• визуализация (репрезентация) информация – придание информации особого вида, который удобен, понятен и эффективен для целевой аудитории;
• распространение информации – организация и осуществление передачи информации целевой аудитории, в том числе перенос информации на приемлемый носитель и доведение информации до потребителя.

По преимущественной реализации операций по работе с информацией, информационные инструменты управления делятся на группы:

• частные инструменты - позволяют выполнять отдельные (или раздельно) операции по работе с информации;
• процедурные инструменты - позволяют выполнять и поддерживать последовательный (или фрагментарный) набор отдельных операций в рамках решения одной задачи;
• полноценные инструменты - позволяют организовать, реализовать и сопровождать полный цикл операций в рамках решения определенной задачи.

Замечание по редактору электронных таблиц

В приводимых примерах настоящей публикации следует исходить из того, что рассматриваемые инструменты оценены с точки зрения их прямого не доработанного функционала. Известный редактор электронных таблиц с помощью программирования может быть легко превращен из универсального инструмента в специализированный. Но каждый инструмент имеет свои пределы и, порой, программируемый редактор электронных таблиц при решении особых задач не выручают даже макросы, функции и целые классы.

С какой информацией работаем?

По охвату предметных областей, которые позволяет решать инструмент, его можно относить к одной из следующих групп:

• целевые инструменты - предназначены для решения конкретной задачи из определенной предметной области;
• типовые инструменты - предназначены для решения нескольких конкретных связанных задач из определенной предметной области или одной относительно типовой задачи из нескольких предметных областей;
• системные инструменты - предназначены для решения разного типа задач из одной или нескольких предметных областей.

Что в комплекте?

Небольшое пояснение

Сравним: автоматизированная система «программа бухгалтерского учета» и информационный инструмент управления «бухгалтерский учет».
В первом случае - конкретное приложение.
Во втором случае - помимо программы, очевидно, что существует формализованная методика бухгалтерского учета.
Будет выглядеть весьма странно, если пытаться применять в бизнесе «программу бухгалтерского учета» без знания и применения методики «бухгалтерского учета».
Но ведь есть инструменты , которые обладают менее очевидными и законодательно не урегулированными методиками. Например, CRM. Так почему же бизнес позволяет себе закупать подобные программные продукты автоматизации управления без активного понимания и применения, заложенных в них методик (стандартов, регламентов, технологий, шаблонов, методологий, алгоритмов).

• методика - теоретическая основа воздействия на информацию (её изменения или измерения), заложенная в инструменте и исходящая из ряда базовых предпосылок (гипотез) о достижении требуемого полезного эффекта для целей управления организационной структурой;
• программа - алгоритм воздействия на информацию, реализованный в формате удобного использования пользователем (через UI - интерфейс пользователя) или в автоматизированных процессах (через API - интерфейс программирования приложений) по результатам регламентного выполнения которого достигается требуемый полезный эффект;
• практика - практическая часть применения инструмента для воздействия на информацию, которая формирует оптимальный способ его использования отдельно или совместно с другими информационными или иными инструментами для достижения требуемого полезного эффекта.

Методика – это знания необходимые для грамотного применения инструмента . Программа – это умение эффективно получить последовательно и подконтрольно требуемый результат. А практика – это наилучший опыт применения инструмента и встраивания его в бизнес-процессы (включая некоторые вопросы обучения).
Говорить о полноценном качественном инструменте , при отсутствии одного из указанных его компонентов можно достаточно условно. Но если инструмент действующий (т.е. применяется с результатом на практике), то в той или иной мере все компоненты в нем есть – остается вопрос в какой степени они формализованы и понимаемы бизнесом (исполнителями, менеджерами).

Исходя из того, насколько четко присутствует в инструменте тот или иной его компонент, составим следующую классификацию:

• теория инструмента - это инструмент в котором присутствует только методика, но она не реализована в программе и на практике (своеобразная теория о возможностях воздействия на информацию);
• практика применения - это инструмент в котором присутствует только понимание определенного практического воздействия на информацию для которого нет теоретической оценки и тем более нет реализации в виде соответствующей программы (удачная практика применения – это хорошая отправная точка для разработки инструмента);
• простая программа - это инструмент в котором в формате программы реализована некоторая плохо сформулированная методика, неподтвержденная должным образом на практике;
• неподготовленный инструмент - это инструмент в котором формализованная методика реализована в виде программы, но без понимания сути и способа эффективного его применения на практике;
• внепрограммный инструмент - это инструмент в котором формализованная методика подтверждена и понятна в практическом применении, но для которого не разработана программа, позволяющая его применять много и эффективно;
• инструмент простого действия - это инструмент в котором реализована программа с определенным практическим применением, но для которого не понятна и не очевидна методика (теоретическая основа);
• качественный инструмент - это инструмент в котором присутствует проработанная методика, разработана удобная программа и определена практика его применения.

И какой вывод?

Список можно продолжать, расширяя зону внимания и углубляясь в детали. Однако основные классификации (которые рассмотрены подробно) позволяют понять на что следует в первую очередь обратить внимание при сравнении одних инструментов с другими.

Комплексную сравнительную оценку информационных инструментов управления можно проводить с помощью такой специальной матрицы:

На рабочем поле матрицы можно указать положение конкретных инструментов (двух и более), что позволит понять к какому классу инструментов каждый из низ относится и как они соотносятся друг с другом.

При этом удобно указывать позицию инструментов с использованием условных обозначений

Наглядно видно, что инструмент «Г» позволяет решать задачи в большем количестве предметных областей, чем инструмент «Б». А инструмент «А» обладая лучшими «операционными» качествами немного уступает инструменту «Г», но одновременно имеет слабую практику применения.
Рядом с обозначением инструмента можно проставить стоимость его приобретения и владения. Это в определенном смысле поможет в принятии адекватного по цене решения по выбору инструмента.
Окончательный выбор за бизнесом - какой инструмент принять «на вооружение» и сколько за это заплатить.
Но понимая суть легче осознанно выбирать правильный инструмент , который подходит для конкретного бизнеса и позволяет решать действительно важные проблемы организационного управления на основе использования актуальной информации.

Информационные инструмент управления различны и позволяют решать различные задачи. Правильный выбор инструмента для конкретной задачи – это одна из важных компетенций любого профессионала, которая в системе управления может сформировать не менее важное конкурентное преимущество для бизнеса в целом. А правильный выбор инструмента для решения актуальной задачи зависит от умения оценить его ключевые характеристики, преимущества и недостатки, особенности и ограничения в применении.

В условиях сокращения государственных расходов в бюджете РФ, одним из важных приоритетов государственной политики остается внедрение таких современных механизмов управления качеством и эффективностью образовательных услуг, которые позволяли бы в изменившихся сложных условиях повысить их уровень. Высокая эффективность управления организацией во многом зависит от правильного подхода к управлению персоналом, созданию корпоративной атмосферы, в основу корпоративной культуры руководители организации должны закладывать идеи и ценности организации. С помощью корпоративной культуры повышается эффективность обмена опытом, знаниями и навыками. Грамотное построение корпоративной культуры может улучшить управление организацией, повлиять на отношения сотрудников с потребителем услуг, может поспособствовать проявлению инициативы персонала, а так же повышению нематериальной мотивации. Корпоративная культура определяет стратегию развития организации, а также критерии эффективности в достижении намеченных целей.

Анализ отечественных и мировых практик организаций приводит к выводу о закономерном перерастании корпоративной культуры из спонтанно складывающегося свойства организации в инструмент целенаправленного управления персоналом. В связи с этим исследование корпоративной культуры становится очень актуальным.

Руководитель должен понимать, что корпоративная культура существует в каждой организации, независимо от того, формирование ее происходитцеленаправлено или нет. Очень часто складывается ситуация, когда руководство организации официально провозглашает определенные ценности, вводит правила, принимает кодексы этики поведения, но сотрудники, включая административный состав не разделяют их, и поэтому корпоративная культура организации характеризуется неофициальными ценностями. В данном случае корпоративная культура считается с использованием «двойных стандартов».

В связи с вышесказанным предполагается определить отличие корпоративной культуры, используемой в качестве инструмента управления, от других инструментов управления.

Фактор - момент, существенное обстоятельство

Метод - это способ использования инструментов управления

Инструменты управления - это средства решения поставленной задачи в рамках сложившейся реальной ситуации, ресурсных и иных ограничений.

В существующих многогранных компонентах, дающих определение деятельности управления персоналом, невозможно выбрать один единственный, способный дать характеристику результативности. В вязи с этим необходимые для развития дошкольной организации данные, возможно, получить только при всестороннем анализе процесса управления персоналом.

Управление персоналом -- это целенаправленная практическая деятельность, ориентированная на организованное воздействие на сотрудников компании, целью которого является обеспечение наиболее эффективного функционирования организации .

Одними из самых распространённых инструментов управления являются:

· Определение и постановка задач;

· Обучение;

· Инструкции, в том числе должностные инструкции;

· Локальные акты;

· Система мотивации, а также система наказания и поощрения сотрудников;

· Различные формы контроля деятельности персонала;

· Различные формы оценки персонала (в том числе аттестация).

Для оценивания эффективности управления персоналом, предлагается использовать инструментарии, оценивающие процесс управления персоналом и выполнении его отдельных функций.

Инструментарий управления персоналом - это критерии, оценивающие процесс и эффективность управления персоналом.

Существует пять критериев, дающих оценку управления персоналом (инструментарий):

1. Структура процесса управления персоналом определяет, эффективное построение в организации работы с персоналом. Анализ построения, единство процесса, качественного нормативного документооборота, регламентирующего кадровую политику в организации. Мониторинг данного инструментария возможно осуществлять с помощью качественных методов исследования.

2. Определение кадровой стратегии и корпоративной культуры дает возможность для установки целей, стратегического развития организации в сфере управления персоналом. Мониторинга данного критерия дает возможность оценки взаимосвязи элементов корпоративной культуры: принятых ценностей, правил поведения, традиций, имиджа организации среди персонала. Для этого возможно использование качественных методов исследования.

3. Организация процесса управления персоналом предоставляет возможность распределения функционала и нагрузки между административным составом: кадровыми сотрудниками и руководителями структурных подразделений. Для анализа можно использовать спектр методов, таких как экспертные, социологические.

4. Стабильность управления персоналом определяется, в какой мере процесс управления является устойчивым. Мониторинг, возможно, проводить на основе динамики основных показателей работы с кадрами: соответствие штатного расписания численности сотрудников, коэффициента принятия и увольнения, трудовых нарушений.

5. Уровень кадрового ресурса. Один из результативных критериев.

При мониторинге кадрового ресурса возможно использование двух вариантов. В первом варианте оценивается персонал по отдельным работникам и в дальнейшем интегрирование результатов. Во втором варианте происходит исследование всего персонала организации и позволяет делать выводы о состоянии всего кадрового ресурса. Производится анализ сотрудников по возрасту, образованию, уровню квалификации, стажа работы.

Так же возможно проведение мониторинга по следующим позициям: подбор персонала, адаптация, мотивация сотрудников, аттестация сотрудников, повышение квалификации, увольнение сотрудников.

Результативность подбора кадров возможно оценить, проанализировав укомплектованность организации, быстроту подбора, сотрудников, количеству привлеченных соискателей на одну вакансию .

Адаптацию можно анализировать, учитывая процент сотрудников, закрепившихся в должности больше чем на год. Мониторинг аттестации можно пронаблюдать, используя данные по количеству сотрудников потвердевших и повысивших свой квалификационный уровень. Мотивацию, возможно измерить, проведя мониторинг удовлетворённости сотрудников, где учитывается уровень заработной платы, возможность карьерного роста, уровень нематериальных поощрений, условий труда. Возможно использование анкетирования .

Анализ повышения квалификации возможен при оценке частоты обучения, количестве прошедших обучение сотрудников. И наконец, анализ увольнения сотрудников можно просчитать по проценту увольнения по инициативе работодателя и инициативе работника .

По сравнению с перечисленными выше инструментами управления, корпоративная культура обладает более ярко выраженным компонентом внутреннего саморегулирования, в случае если сотрудник, о принимает и разделяет определенные ценности, убеждения, нормы, правила поведения в коллективе, то он начинает сам регулировать свое поведение. Корпоративные стандарты, правила поведения, нормы, которые соответствуют ценностям данного сотрудника, будут выполняться без дополнительно внешнего поощрения и наказания. Исходя из вышесказанного, корпоративная культура как инструмент управления направлена на формирование ценностей сотрудников, совпадающих с принятыми ценностями организации. При этом частично отпадает сама необходимость постоянного регулирования и контроля поведения сотрудника. Мотивация персонала, определенная корпоративной культурой, обозначается мотивацией более высокого уровня, чем мотивация, созданная с помощью других инструментов управления. При отсутствии в сознании сотрудников внутренней мотивации использование данных инструментов будет менее эффективным, чем если сопровождать применение данных инструментов целенаправленной работой по формированию ценностей, определенных корпоративных стандартов, общих целей. Инструменты, необходимые для формирования корпоративной культуры: формализация миссии, определение стратегии развития организации, создание базовых ценностей, создание традиций, совместная разработка и внедрение правил и корпоративных стандартов, выпуск корпоративной газете, одежда и определенный стиль - все это и есть факторы формирования корпоративной культуры. Эффективными инструментами может стать использование поводов для формирования и поддержания корпоративной культуры, таких как: собеседование при приеме на работу, отбор соискателей с учетом их совместимости с типом корпоративной культурой организации, увольнение, аутоплейсмент корпоративное обучение, корпоративные праздники, трудности и проблемы, конкуренция. Корпоративная культура - это включение человеческого фактора в систему управления .

Реализация стратегического курса России на устойчивый экономический рост на инновационной основе непосредственно связана с состоянием и уровнем эффектив­ности использования ресурсов предприя­тия и, прежде всего, персонала. Исхо­дя из того, что национальные блага созда­ет именно человек, его интеллект проду­цирует новые идеи, а изобретательские, рационализаторские предложения вслед­ствие творческой активности закладывают инновационную базу производственной деятельности, необходимо определить условия эффективной реализации иннова­ционной функции персонала предприятия.

Проблемам, касающимся тех или иных аспектов управления персоналом и его инновационным поведением, уделяет­ся значительное внимание отечественны­ми и зарубежными учеными. Однако, не­смотря на широту и разносторонность ис­следования проблем развития управления персоналом, все еще остаются без внима­ния теоретические и практические вопро­сы инновационного развития предприятия и роли персонала в этом процессе.

Следует учесть, что каждому но­вому этапу развития предприятия должен соответствовать качественно новый уро­вень менеджмента. Вот почему актуаль­ность исследования указанных проблем имеет как научное, так и практическое значение. Важно определить основные направления развития персонала, которые инициируют инновационные изменения предприятия.

В современном производстве чело­век все в большей степени является носи­телем инноваций. Эффективное функцио­нирование любого предприятия определя­ется, прежде всего, степенью развития его персонала. В условиях современного быстрого старения теоретических знаний способность предприятия постоянно осу­ществлять развитие персонала является одной из важнейших задач по реализации возможностей инновационных изменений предприятия.

Необходимо отметить, что образо­вательный уровень населения в настоящее время достаточно высокий, но он слабо реализуется в инновационной деятельно­сти предприятий. Низкая инновационная результативность обусловлена тем, что, с одной стороны, содержание и качество образования, а также личные качества большинства работников различных про­фессиональных групп вполне соответ­ствуют требованиям современного инно­вационного процесса. Однако, с другой стороны, особенностью современной си­туации является недооценка руководите­лями проблем развития персонала как важнейшей составляющей инновацион­ных изменений предприятия.

В данной ситуации упор должен делаться на формирование и развитие тех качественных характеристик работников, которые бы в наибольшей степени отве­чали потребностям инновационного раз­вития предприятий.

Использование в трудовом процес­се способностей работников к реализации творческого потенциала, генерации новых идей уже не согласуется с традиционным пониманием категории «труд», поскольку, помимо традиционных, данная категория включает также такие творческие ее со­ставляющие, которые направлены на со­здание новых идей, то есть инноваций, в соответствии со спросом рынка.

Современная система управления персоналом требует формирования кадро­вых систем, которые направлены на выяв­ление внутренних неиспользованных воз­можностей инициирования и осуществле­ния инновационных изменений предприя­тия. Очевидно, что успех инновационных изменений в значительной степени зави­сит от взвешенности управления персона­лом и установки его на развитие, на ис­пользование действенных стимулов инно­вационной деятельности всех участников инновационного процесса. В основу со­временного подхода к стимулированию творчества необходимо отнести такие за­дачи руководителей, как максимальная активизация творческих способностей каждой личности и направление этой ак­тивности в русло достижения конкретных инновационных и экономических резуль­татов.

Для того, чтобы работники могли в полной мере раскрыть свои таланты и направить их на инновационные преобра­зования, руководством предприятия должна быть создана особая творческая среда, основными характеристиками ко­торой являются открытость новому, под­держка инноваций; доверие и сотрудниче­ство на всех уровнях; демократический стиль управления, организация обучения и профессионального общения.

Таким образом, поведение персонала в ключе инновационных изменений нужно формировать на основе стимулов, которые, воздействуя на определенный субъект извне, направляют его поведение на поиск новых идей, приемов работы и т.д.

Учитывая это, можно выделить ос­новные инструменты реализации управ­ленческих воздействий на персонал в условиях реализации инновационных преобразований (рис. 4): мотивация, организаци­онная культура и лидерство.

Рис.4. Ос­новные инструменты реализации управ­ленческих воздействий на персонал

Вполне очевидно, что система мо­тивации инновационного поведения должна содержать комплекс действенных мотиваторов инновационной деятельно­сти всех участников инновационного про­цесса, пробуждать в них мотивы к творче­скому труду, создавать взаимовыгодный экономико-социогуманистический меха­низм регулирования их взаимоотношений. К мотивам инновационного поведения следует отнести карьерный рост, творче­ский труд, причастность к делу организа­ции, четкое определение объема выпол­ненной работы. Поэтому система стиму­лирования инновационного поведения обязательно должна содержать элементы поощрения развития творческих способ­ностей персонала, являясь, тем самым, предпосылкой создания инноваций. Взаи­мосвязь корпоративной культуры и тру­довой мотивации объективно определяет­ся их общей целевой направленностью на формирование моделей трудового поведения, способствующих личностному и организационному развитию.

Поведение персонала формируется на основе определенных стимулов, кото­рые направляют его трудовую деятель­ность на достижение личных целей и це­лей предприятия. «Социальным клеем», который помогает удерживать целост­ность предприятия за счет создания и со­хранения принятых ценностей, норм, иде­алов, является организационная культура. Именно организационная культура опре­деляет образ предприятия и способствует минимизации факторов сопротивления персонала инновационным изменениям. Таким образом, организационная культу­ра способствует реализации инновацион­ного потенциала сотрудников, поскольку несет в себе креативную составляющую (неформализованные знания), влияние ко­торой минимизирует сопротивление ин­новационным изменениям предприятия.

Как было отмечено выше, еще од­ним важным инструментом реализации управленческого воздействия на персонал предприятия является лидерство. Эффек­тивное руководство (лидерство) реализу­ют руководители, которые создают при­влекательную для подчиненных-последователей картину будущего (виде­ние), так как мотивируют потребности высшего уровня в самореализации и до­стижении. В отличие от успешных, руко­водители эффективные формируют виде­ние будущего и вдохновляют им своих подчиненных-последователей, создавая гораздо более сильную и устойчивую мо­тивацию, по сравнению с той, которую могут обеспечить материальные стимулы. Речь идет о способности эффективного руководителя вдохновлять неординарных сотрудников, которые способны обеспе­чить скорость, оригинальность, инновационность.

К наиболее значимым факто­рам сопротивления персонала инноваци­онным изменениям являются: опасения ухудшения стимулирования, нежелание учиться новому, опасения ограничения власти, нежелание менять свои привычки, нормы поведения, отсутствие творческого климата в коллективе (рис. 5).

Рис.5. Факто­ры сопротивления персонала инноваци­онным изменениям

Не требует доказательств тот факт, что минимизация факторов сопротивления инновационным преобразованиям (дестимуляторов) на отечественных предприятиях позволит значительно снизить потери в про­цессе внедрения инноваций, реализовать ин­новационную стратегию развития персонала и активизировать сам инновационный про­цесс. В этом смысле перспективными явля­ются исследования по измерению результа­тивности инновационной деятельности как руководителей предприятии, так и отдель­ных работников.

Современные предприятия представляют собой достаточно сложные, часто многоуровневые структуры, включающие в себя большое количество составляющих компонентов. Для того чтобы вся данная система успешно функционировала, необходимо, чтобы эти составляющие компоненты не только просто выполняли свои функции своевременно и правильно, но и могли наиболее эффективным способом взаимодействовать друг с другом.

В рыночных условиях конкуренции не только профессиональные навыки, но и личные качества работников становятся основным конкурентным преимуществом. Именно работникам выпадает роль того элемента, который должен обеспечивать прибыль компании. Предполагается, что эту прибыль можно существенно увеличить, если грамотно и правильно развивать потенциал персонала. Таким образом, основными проблемами для руководителя являются планирование и организация деятельности подчиненных, а также мотивация этой деятельности.

Мотивация персонала является одним из основных и наиболее эффективных средств по обеспечению оптимального использования ресурсов предприятия.

Получение максимально возможной отдачи от использования имеющихся в наличии трудовых ресурсом является главной задачей процесса мотивации персонала. Оно призвано вызвать повышение общей прибыльности и результативности деятельности предприятия.

Эффективность работы может повышаться также за счет приверженности сотрудников одному предприятию, стремлению к стабильности в этом плане. Таким образом, создание и поддержание сплоченности в команде является одной из наиболее важных проблем успешного функционирования предприятия. Для этой же цели служит организация корпоративных мероприятий. К таким мероприятиям могут относиться, например спортивные, так как в них возможно выявить потенциальных лидеров и исполнителей, а также возникают неформальные контакты между сотрудниками.

Возможность возникновения двусторонней связи между руководителями и подчиненными может служить дополнительным стимулом. Если компания прислушивается к мнению своих сотрудников, то соответственно растет и уважение, и привязанность этих сотрудников к своей компании.

Проблема мотивации постоянна и до конца не разрешима, так как приходится применять все новые и новые способы вызывать у работника интерес к участию в процессе работы компании. Это постоянная обязанность менеджмента, - вызывать у наемных работников ощущение того, что они в большей степени преследуют свои собственные, а не чужие цели.

Таким образом, мотивация напрямую влияет на результаты работы персонала. Но какими бы ни были факторы мотивации, необходимо, чтобы их сочетание было грамотным. И то, что является мотивацией для работы сегодня, завтра перестает привлекать, потому что становится привычным.

Доверие между руководителем и подчиненными способствует эффективной работе коллектива. Такое качество во взаимоотношениях особенно необходимо в тех видах деятельности, где результат зависит от сыгранности команды, например, при запуске нового проекта. Как сформировать и поддерживать атмосферу доверия в коллективе?

Как доверие может повысить эффективность работы?

Во-первых, доверие позволяет затрачивать меньше времени на деловую коммуникацию. Повышается скорость и эффективность обмена информацией между начальником и подчиненными. Подчиненному при непосредственном общении труднее игнорировать задание и проще получить все необходимые разъяснения. Можно частично заменить бумажное общение (с помощью докладных записок, отчетов) на устное и виртуальное (с помощью электронной почты или ICQ).

Во-вторых, доверие к руководителю позволяет ему быстрее убедить сотрудника в правильности предложенной стратегии, в необходимости отданного распоряжения. Очевидно, что такой убежденный сотрудник будет работать с большей отдачей и качество его работы будет значительно выше, чем у сотрудника не убежденного.

В-третьих, доверие к подчиненным позволяет руководителю быть уверенным, что он получает достоверную информацию о ходе работы, освобождаясь от необходимости постоянно контролировать своих сотрудников.

Факторы укрепления доверия

Итак, доверие позитивно влияет на общую эффективность командной работы. Теперь поговорим о том, как его укрепить. Рассмотрим наиболее важные факторы этого процесса, то есть поговорим о тех качествах руководителя, которые нужно развивать, чтобы заслужить доверие подчиненных.

Профессионализм. Эффективность работы сотрудника во многом зависит от степени его доверия начальнику как профессионалу. Следовательно, если руководитель хочет повысить степень доверия подчиненных, ему стоит позаботиться о том, чтобы:

иметь высшее образование (в некоторых случая даже два или три, степень МВА, ученые степени);

иметь значительный опыт работы по профилю (авторитет человека как специалиста напрямую зависит от длительности его работы в данной отрасли);

иметь собственные публикации в профильных изданиях;

Честность. Помимо того, что сотрудник не должен сомневаться в профессиональной состоятельности своего босса, ему необходима убежденность в том, что результат его работы будет использован начальником для общего блага (а значит - и для блага самого сотрудника). Ничто так не снижает эффективность работы, как интриги в коллективе. В итоге самые толковые, инициативные и целеустремленные сотрудники подавляются своими сослуживцами, имеющими другие цели и ценности, а скорость коммуникации внутри команды резко уменьшается: коллектив разбивается на враждебные группы, которые практически не общаются друг с другом, а передаваемая информация может оказаться недостоверной.

Единственное средство борьбы с интригами - честность руководителя со своими подчиненными. Для этого следуйте этим проверенным на практике рекомендациям:

четко и ясно формулируйте цели организации и ее подразделений, а также задания для исполнителей;

четко определяйте количество предоставляемых ресурсов и степень допуска к информации;

давайте возможность подчиненным просить свое начальство обосновать ограничения по ресурсам и возможность при необходимости убедить руководство их изменить;

давайте возможность подчиненным получать дополнительные разъяснения, если они недостаточно понимают суть заданий или алгоритм их исполнения;

соблюдайте принципы честности по отношению ко всем без исключения сотрудникам. Если сегодня вы оказались нечестны с одним подчиненным, все его коллеги будут считать, что завтра вы можете поступить с ними так же;

будьте честными в отношениях с контрагентами: если человек способен обмануть делового партнера, он с такой же легкостью обманет и своего сотрудника.

Справедливость. Доверие подчиненного к руководителю также зависит от того, считает ли он своего начальника справедливым человеком.

Нужно подчеркнуть, что справедливость, как и мораль, понятия относительные. Поэтому для того, чтобы доверие к руководителю укреплялось, необходимо соблюдать два, на первый взгляд, простых, но на самом деле сложных на практике правила:

внимательно относиться к каждому сотруднику, чтобы максимально точно определить систему его моральных ценностей;

корректировать свои действия таким образом, чтобы большинство подчиненных считало их справедливыми.

Поэтому в любой коллектив нужно стараться подбирать людей таким образом, чтобы их понятия о справедливости соответствовали моральному кодексу организации в целом и руководителя в частности. Опыт показывает, что отсеивать неподходящих людей нужно на стадии подбора персонала, так как система ценностей сотрудников плохо поддается коррекции.

Положительный совместный опыт. Доверие растет по мере накопления положительного совместного опыта. Этот опыт рождается в процессе продуктивного делового общения и в результате успешного решения задач, стоящих перед данным коллективом.

Однако для руководителя всегда желательно найти способ ускорить этот процесс. Такой способ есть, и он вытекает из поставленной задачи. Чтобы за максимально короткий срок коллектив приобрел положительный опыт совместной работы, нужно прибегнуть к тренингам по командообразованию.

Не уверен - не начинай!

Все вышеприведенные рецепты имеют одну общую особенность: они не дают моментального эффекта. Доверие сложно приобрести, но легко потерять. Приступая к формированию доверия у своих подчиненных, нужно понимать это особенно четко. Любая небрежность, непоследовательность в поведении может стоить вам очень дорого: один неверный поступок способен свести на нет десятки правильных решений.

Например, пообещали сотрудникам за перевыполнение плана по продажам выплатить премию и не выплатили. Сколько бы вы потом им не давали обещаний, вернуть утраченное доверие очень сложно. Поэтому следует с самого начала определить, сможете ли вы методично следовать выбранной политике. Если сомневаетесь - не стоит и начинать. Лучше с самого начала расставить все точки над «i».

Улица с двусторонним движением

Не забывайте и о том, что социальная коммуникация - это двусторонний процесс, субъекты которого действуют друг на друга. При этом человек обычно старается вести себя с другим так, как тот ведет себя по отношению к нему. Вывод: хочешь, чтобы доверяли тебе - доверяй сам.

Вы можете возразить, что отношения в этом процессе, мягко говоря, неравнозначные. Например, подчиненный чаще верит начальнику, чем наоборот. Начальник всегда на виду, он проявляет себя в общении со многими людьми - сотрудниками, партнерами. Кроме того, подчиненный всегда может получить о нем дополнительную информацию от более осведомленных коллег (к примеру - от старожилов). Оценить же нового работника (и начать ему доверять) гораздо труднее. Как бы хорошо не поработал кадровик, всей правды о новичке никто не знает. Может пройти немало времени, прежде чем он проявит свои профессиональные и личные качества. Но что же в таком случае делать? Ведь отказывая ему в доверии, мы тем самым существенно снижаем уровень его доверия к нам и, следовательно, ухудшаем продуктивность его работы.

Доверие - это элемент корпоративной культуры

Всегда помните о том, что для создания атмосферы доверия в организации нужно, во-первых, развивать ценности, нормы и правила, направленные на повышение сотрудничества, и, во-вторых, формировать соответствующие традиции и ритуалы (обучение персонала, корпоративные мероприятия и др.)

Доверие между руководителем и подчиненными позволяет затрачивать меньше времени на деловую коммуникацию.

Эффективность работы сотрудника во многом зависит от степени его доверия начальнику как профессионалу.

Доверяйте своим подчиненным, если хотите, чтобы подчиненные доверяли вам. Несколько советов руководителю:

оценивайте своих подчиненных только по результату. Это очень сильно повышает веру в то, что вы непредвзяты;

тщательно выбирайте методы контроля; сотрудник не должен ощущать явного надзора в период между получением задания и установленным сроком его выполнения;

развивайте лояльность сотрудников, повышайте степень своего доверия к ним - это создаст дополнительную социальную мотивацию ваших подчиненных;

если сотрудник повторно совершает одну и ту же ошибку - перестаньте поручать ему данную работу (если, конечно, вы не собираетесь его увольнять). В противном случае велика вероятность того, что работник ошибется снова, и вы утратите доверие к нему как к профессионалу. Скорее всего скрыть этот факт от него вам не удастся, и в результате вы заметите, что и он (а вместе с ним и другие сотрудники) будет относиться к вам с недоверием.

Под современными «инструментами» менеджмента принято понимать набор конкретных методов и приемов, которые применяются при сборе, обработке и анализе информации и при выработке управляющих решений, основанных на этой информации. Таких инструментов разработано чрезвычайно много.

Некоторые из наиболее распространенных методов:

Для разработки исходных требований к новой продукции применяется новый метод, называемый Структурированием Функции Качества (в английском оригинале - Quality Function Deployment). Этот метод был разработан в Японии и до недавнего времени был засекречен от американцев и европейцев.

Структурирование Функции Качества - общая концепция, которая обеспечивает средства для перевода потребительских требований в соответствующие технические требования на каждом этапе разработки изделия и его производства (то есть стратегия маркетинга, планирование, инженерная, разработка и конструирование изделия, оценивание прототипа, производство, сбыт). Эта концепция затем разбивается на «структурирование качества изделия» и «структурирование функции качества».

Для разработки конкурентоспособной продукции весь мир широко применяет комплекс методов, известный под названием «Методы Тагути», по имени их создателя Г. Тагути. Методы Тагути позволяют оценивать показатели качества продукции и определять потери качества, которые по мере отклонения текущих значений параметра от номинального, увеличиваются, в том числе и в пределах допуска. Отдельные их применения имели место на постсоветском пространстве, однако, в масштабах, несопоставимых ни с Японией, ни с Америкой, ни с Западной Европой. Например, одна не самая крупная японская фирма «Нихонденсо» (поставщик автомобильных узлов и деталей и один из пионеров методов Тагути) с 1951 года по 1983 использовала эти методы более 30 000 раз. А в США с 1981 (начало работ) по 1986 годы было всего около 6000 применений. Экономический эффект применения методов Тагути исчисляется миллионами долларов.

Для первоначального сбора и анализа информации применяются так называемые семь простых методов, которыми на передовых фирмах обязаны владеть абсолютно все работники, от уборщицы до президента, и которые позволяют решать от 50 до 95% всех возникающих проблем. Эти методы используются на некоторых отечественных предприятиях эпизодически и, как правило, не на уровне рабочих. Автор метода: К. Исикава (Японский союз ученых и инженеров), 1979 г. Семь основных (старых) инструментов контроля качества (семь простых методов):

1. Контрольный листок - инструмент для сбора данных и их автоматического упорядочения для облегчения дальнейшего использования собранной информации.

2. Гистограмма - инструмент, позволяющий зрительно оценить распределение статистических данных, сгруппированных по частоте попадания данных в определенный (заранее заданный) интервал.

3. Диаграмма Парето - инструмент, позволяющий объективно представить и выявить основные факторы, влияющие на исследуемую проблему, и распределить усилия для ее эффективного разрешения.

4. Метод стратификации (расслаивания данных) - инструмент, позволяющий произвести разделение данных на подгруппы по определенному признаку.

5. Диаграмма разброса (рассеивания) - инструмент, позволяющий определить вид и тесноту связи между парами соответствующих переменных.

6. Диаграмма Исикавы (причинно-следственная диаграмма) - инструмент, который позволяет выявить наиболее существенные факторы (причины), влияющие на конечный результат (следствие).

7. Контрольная карта - инструмент, позволяющий отслеживать ход протекания процесса и воздействовать на него (с помощью соответствующей обратной связи), предупреждая его отклонения от предъявленных к процессу требований.

Семь простых статистических методов - инструменты познания, а не управления.

Способность рассматривать события с точки зрения статистики важнее, чем знание самих методов. На передовых зарубежных фирмах абсолютно все работники обязаны владеть семью простыми статистическими методами. Данные необходимо собирать так, чтобы облегчить их последующую обработку. Нужно понимать, для каких целей осуществляется сбор и обработка данных. Причем необязательно в процессе решения задачи должны использоваться все семь методов. Каждый метод может находить свое самостоятельное применение в самых различных случаях. К числу достоинств данного метода можно отнести наглядность, простоту освоения и применения. Недостатками метода являются низкая эффективность при проведении анализа сложных процессов.

Для анализа более сложных ситуаций применяются семь новых методов, а также так называемые методы решения проблем, которыми должны владеть все менеджеры высшего уровня. Семь инструментов управления качеством - набор инструментов, позволяющих облегчить задачу управления качеством в процессе организации, планирования и управления бизнесом при анализе различного рода фактов. Автор метода: Японский союз ученых и инженеров, 1979 г.

1. Диаграмма сродства - инструмент, позволяющий выявлять основные нарушения процесса путем обобщения и анализа близких устных данных.

2. Диаграмма связей - инструмент, позволяющий выявлять логические связи между основной идеей, проблемой и различными факторами влияния.

3. Диаграмма дерева - инструмент стимулирования процесса творческого мышления, способствующий систематическому поиску наиболее подходящих и эффективных средств решения проблем.

4. Матричная диаграмма - инструмент, позволяющий выявлять важность различных неочевидных (скрытых) связей. Обычно используются двумерные матрицы в виде таблиц со строками и столбцами a1, a2,., b1, b2. - компоненты исследуемых объектов.

5. Матрица приоритетов - инструмент, для обработки большого количества числовых данных, полученных при построении матричных диаграмм, с целью выявления приоритетных данных. Этот анализ часто рассматривается как факультативный.

6. Блок-схема процесса принятия решения - это инструмент, который помогает запустить механизм непрерывного планирования. Его использование способствует уменьшению риска практически в любом деле. Планирует каждый мыслимый случай, который может произойти, перемещаясь от утверждения проблемы до возможных решений.

7. Стрелочная диаграмма - инструмент, позволяющий планировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для реализации поставленной цели и эффективно их контролировать. Наиболее часто эти инструменты находят применение при решении проблем, возникающих на этапе проектирования. Использование инструментов управления качеством позволяет экономить ресурсы и тем самым улучшает чистую прибыль компании.

Цикл Шухарта - Деминга (Цикл PDCA) - известная модель непрерывного улучшения процессов, получившая название цикла Шухарта - Деминга или цикла PDCA - планируй (Plan), делай (Do), проверяй (Check), воздействуй (Act), при ее применении в самых различных областях деятельности позволяет эффективно управлять этой деятельностью на системной основе:

Планирование - идентификация и анализ проблемы; оценка возможностей и планирование необходимых изменений.

Выполнение - поиск решения проблемы и осуществление запланированных мероприятий.

Проверка - оценка результатов и выводы в соответствии с поставленной задачей.

Действия - принятие решения на основе полученных выводов; если изменение не решает поставленную задачу следует повторить цикл, внеся коррективы в план.

За последние годы очень широко и практически на всех стадиях производственного процесса стал применяться метод FMEA - метод анализа характера и последствий отказов. Метод FMEA один из инструментов непрерывного совершенствования. Появление этой методологии обязано космическим проектам NASA, США (1963 г).

Основные положения этого метода - выявление всех потенциально-возможных источников дефектов и отказов еще на самой первой стадии создания изделия и по возможности устранение их или, по крайней мере, снижение их негативного воздействия.

Наконец, нельзя не упомянуть о таком относительно новом (1982г) изобретении западной управленческой мысли, как бенчмаркинг . Бенчмаркинг - это систематическое сопоставление тех или иных элементов собственной деятельности с лучшими аналогами в целях взаимного совершенствования. Этот подход, чем-то отдаленно напоминающий бывшее у нас в прошлом соцсоревнование, представляет собой эффективный взаимный обмен информацией между конкурентами, направленный на одновременное общее укрепление конкурентных позиций. Бенчмаркинг (ориентация на конкурентов) - это систематический анализ деятельности конкурентов, сопоставление тех или иных элементов собственной деятельности с лучшими аналогами в целях взаимного совершенствования и укрепления конкурентных позиций.